Organiser innboksen din og bli kvitt kaoset

Email Internet Inbox Flowers Sprouting

Innboksen trengte organisering. Kaos. Null kontroll. Tusenvis av e-post. Stress. Høye skuldre. Ingen ende. Aldri slutt.

Kjenner du deg igjen?

Jeg har prøvd mange systemer som har funket litt, men som er vanskelig å holde over tid. Det gikk fint en stund, men da jeg fikk mye å gjøre vokste det over hodet på meg igjen. Systemet var ikke godt nok til hektiske dager.

For litt siden kom jeg over en artikkel hos magasinet Plot som het: Slik får du orden i e-posten. Jeg satte meg ned og leste, og der var det gode tips jeg kunne bruke. Jeg fikk et håp om å endelig få organisert innboksen. Etter et par timer med omstrukturering, hadde jeg et system som fungerer bra.

Ha få mapper

Jeg ble helt tatt på senga. Dagen før hadde jeg laget meg 15 mapper, for å få et system på kaoset. Jeg slettet alle mappene, og laget meg 4 nye arkivmapper. De to viktigste er to-do og regnskap 2017. Når jeg nå får e-post, tenker jeg over om de trenger handling eller ikke. Om de krever handling legger jeg de i to-do-mappen. Når det kommer kvitteringer som skal i regnskapet blir de arkivert i regnskapsmappen. Resten av e-postene blir arkivert i hovedarkivet og noen blir slettet.

Bruk søkefunksjonen

Endelig noen gode nyheter. Er det noe jeg er flink til så er det å søke i gamle e-poster. Det å ha få mapper ga mening. Søk og la maskinen lete for deg. Jeg bruker g-mail, og den har en god søkefunksjon jeg bruker mye.

Innboksen er ikke et lager

Innboksen er en postkasse, ikke et lager. Det synes jeg var en veldig god beskrivelse, som gjorde det klarere for meg da jeg skulle organisere. Nå har jeg fått tilbake postkassen min, lageret er borte. Innboksen blir tømt hver dag.

En gang om dagen setter jeg av tid til å jobbe med e-posten i to-do mappen. Jeg bestemmer meg for hvor lang tid jeg kan bruke den dagen. Det kan være en time der jeg jobber effektivt. Når den timen har gått, går jeg over til andre gjøremål. Arbeidsdagen blir mer produktiv, og jeg slipper å surre bort timer på e-post som ikke er viktig.

 

Planene som gikk opp i røyk

Har du noen gang hatt en plan for dagen? Ting man gleder seg til å gjøre, men så med et trylleslag er halve dagen gått opp i røyk. 

I går kveld lagde jeg en plan i hodet mitt. I morgen skal jeg skrive blogginnlegg, skrive på boka jeg endelig har begynt på, og lese ferdig en bok. Hele dagen skulle jeg bruke på skriving, lesing og en liten tur til legen.

Jeg var tidlig oppe og satte meg ved skrivebordet sammen med en kopp kaffe. Det tok ikke så lang tid før jeg ble trukket til den «onde» facebook for å sjekke hva som hadde skjedd i løpet av natta. Der satt jeg å leste og koste meg helt til det var tid for å gå til legen. Det tar meg to minutter å gå til legen, så det sier seg selv at det ikke tok så lang tid før jeg var hjemme igjen.

thumb_IMG_0411_1024

Vel hjemme var jeg klar for mine selvpålagte oppgaver for dagen. Vips så ble jeg trukket mot den «onde» mailen og grupper på facebook jeg er med i. Jeg hoppet rundt på nettet og oppdaget stadig nye spennende sider, blogger og kjøpte meg til og med en e-bok. På et tidspunkt lagde jeg meg en kopp kaffe, spiste frokost/lunsj og tok ut og inn av oppvaskmaskinen.

Etter en stund ved skrivebordet tittet jeg på klokka. Jeg fikk sjokk. Er den allerede 15.00??? Det gikk opp for meg at jeg hadde brukt hele dagen på å fordype meg i andre ting enn planen for dagen.

Det positivet med å gå seg bort og ikke få gjort planlagte ting er at jeg i dag har oppdaget mange spennende blogger, har fått oppdatert meg i kurs-gruppene jeg er med i, har skrevet dette spontane innlegget, og at jeg kan møte helga med en spennende ungdomsbok.

Lærdommen for meg selv i dag er: det er aldri så dumt at det ikke er godt for noe.